Checkliste Büroumzug: was wann zu tun ist
Bei einem Büroumzug reden viele mit: Geschäftsführung, Team, IT, zwei Vermieter und mehrere Dienstleister. Und irgendwer vergisst immer den Nachsendeauftrag. Diese Liste ist aus vielen Umzügen entstanden, die wir begleitet haben. Sie sortiert alles nach Zeitpunkt, damit Sie am Ende nichts suchen müssen.
6 bis 3 Monate vorher
- Umzugsverantwortliche oder Projektteam benennen
- Kündigungsfristen und Rückbaupflichten im alten Mietvertrag prüfen
- Flächenplan und Belegungsplan für den neuen Standort erstellen
- Inventar erfassen: Was zieht um, was wird ersetzt, was wird aufgelöst?
- Angebote von Umzugsunternehmen einholen, möglichst nach Besichtigung
- Budget und Zeitplan festlegen
- IT-Dienstleister einbinden: Netzwerk, Telefonie und Internet am neuen Standort beauftragen
3 bis 1 Monat vorher
- Umzugsunternehmen beauftragen und Umzugstermin fixieren
- Mitarbeitende informieren, Ansprechpartner benennen
- Nicht mehr benötigte Möbel verwerten oder entsorgen lassen
- Halteverbotszonen an Aus- und Einzugsort beantragen lassen
- Aufzugszeiten und Zufahrten mit beiden Vermietern abstimmen
- Adressänderung vorbereiten: Handelsregister, Finanzamt, Banken, Versicherungen, Kunden und Lieferanten
- Neue Briefbögen, Visitenkarten, Website und Google-Unternehmensprofil vorbereiten
2 bis 1 Woche vorher
- Umzugskartons verteilen, Packanleitung an alle Mitarbeitenden
- Arbeitsplätze, Möbel und Geräte nach Zielraum kennzeichnen
- Datensicherung durch die IT
- Schlüssel, Zugangskarten und Alarmanlage am neuen Standort klären
- Post-Nachsendeauftrag einrichten
Am Umzugstag
- Ansprechpartner vor Ort an beiden Standorten
- Kontrolle, dass alle Räume leer sind
- Zählerstände ablesen und dokumentieren
- Übergabe der neuen Arbeitsplätze prüfen
Nach dem Umzug
- Alte Flächen besenrein an den Vermieter übergeben, Übergabeprotokoll erstellen
- Schäden dokumentieren und melden
- Restarbeiten wie Bilder, Beschilderung und Ergonomie-Einstellungen erledigen
- Feedback der Mitarbeitenden einholen
Sie müssen das nicht alles allein machen
Planung, Etiketten, Halteverbotszone, Montage, IT und der Verkauf alter Möbel: Das meiste davon nehmen wir Ihnen ab.
Angebot anfordern →oder +49 711 8147768-0
Umgesetzt von INWORK und REMBOLD.
Zwei Familienunternehmen aus Stuttgart, mit eigenen Leuten, eigenen Fahrzeugen und eigenen Lagern.
INWORK GmbH
Liefert und montiert seit 2003 Möbel für Hersteller, Händler und Unternehmen. Über 10.000 Auslieferungen im Jahr, 4.500 m² eigenes Lager.
REMBOLD Umzüge
Zieht seit 1864 Menschen und Firmen um. Mehr als 100.000 Umzüge, in Europa über das Netzwerk EUROMOVERS.
Zeitplan auf einen Blick
| Wann | Was |
|---|---|
| 6 bis 12 Monate vorher | Flächenbedarf klären, Mietvertrag kündigen, Projektleitung benennen, Budget festlegen |
| 3 bis 6 Monate vorher | Umzugsunternehmen beauftragen, Belegungsplan erstellen, IT-Umzug planen, Bestand bewerten lassen |
| 6 bis 8 Wochen vorher | Mitarbeitende informieren, Ausmisten starten, Ankauf und Räumung nicht benötigter Möbel beauftragen, Halteverbotszonen beantragen |
| 4 Wochen vorher | Kunden und Partner informieren, Adressen ändern, Kartons ausgeben, Etiketten-System festlegen |
| 1 Woche vorher | Arbeitsplätze packen, IT-Abbau terminieren, Schlüsselübergabe vorbereiten |
| Umzugstag | Ansprechpartner vor Ort an beiden Adressen, Ablaufplan, Kontrolle der Räume |
| Danach | Übergabeprotokoll alte Fläche, Mängel melden, Kartons abholen lassen |
Häufige Fragen zur Planung
Wie früh sollte man einen Büroumzug planen?
Für kleine Büros genügen oft acht bis zwölf Wochen Vorlauf, bei größeren Unternehmen sind sechs bis zwölf Monate üblich. Entscheidend sind Kündigungsfristen, Umbauzeiten im neuen Büro und die IT.
Wer sollte den Büroumzug intern verantworten?
Am besten eine Person, die auch entscheiden darf. Dazu je eine Ansprechperson pro Abteilung und jemand für IT und Haustechnik.
Wie informiere ich Kunden und Partner über den Umzug?
Spätestens vier Wochen vorher per E-Mail, auf der Website und in der E-Mail-Signatur. Denken Sie an Impressum, Google-Unternehmensprofil, Briefpapier und Handelsregister.
Was tun mit Möbeln, die nicht mitkommen?
Lassen Sie sie bewerten, bevor Sie einen Container bestellen. Gut erhaltene Markenmöbel kauft unsere Schwestermarke Circular Interiors an. Das spart Transport und Entsorgung.
Geschrieben von Alessio DiGiorgio, Kaufmännischer Leiter/Vertrieb der INWORK GmbH, seit über 16 Jahren in Vertrieb und Kundenbetreuung.
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